Ce que les fournisseurs de logements du Nouveau-Brunswick devraient inclure dans une demande de location résidentielle
Les délais dans le système de location résidentielle du Nouveau-Brunswick demeurent un défi, particulièrement dans le cas des demandes contestées. Bien que les délais de traitement ne soient pas entièrement sous le contrôle du demandeur, le fait de soumettre dès le départ une demande complète, accompagnée des renseignements pertinents et des pièces justificatives requises, peut contribuer à ce que le dossier soit prêt à progresser dans le processus.
RHPNB a récemment rencontré le Bureau des relations entre les locataires et les propriétaires (BRLP) afin de discuter des défis qui touchent actuellement les fournisseurs de logements et les locataires, notamment les délais de traitement, les communications, la cohérence des décisions et le processus de demande dans son ensemble.
Lors de cette rencontre, le BRLP a également fourni à RHPNB des conseils pratiques concernant les renseignements et les documents qui devraient accompagner les demandes courantes en matière de location résidentielle. Nous avons regroupé ces recommandations ci-dessous afin d’aider les fournisseurs de logements du Nouveau-Brunswick à mieux préparer leurs demandes avant de les soumettre.
RHPNB rencontre le Bureau des relations entre les locataires et les propriétaires
Lors de sa rencontre avec RHPNB, le BRLP a reconnu que les délais de traitement demeurent plus longs que souhaité, particulièrement dans le cas des demandes contestées, qui, selon le Bureau, prennent actuellement environ six mois à être réglées. Le BRLP a également indiqué que son arriéré de dossiers s’est considérablement amélioré au cours de la dernière année.
Bien que des améliorations plus générales au système de location résidentielle demeurent importantes, les fournisseurs de logements peuvent contribuer au processus en veillant à ce que leurs demandes soient aussi complètes que possible dès leur soumission.
Fournir dès le début du processus les avis pertinents, les renseignements relatifs au bail, les preuves de signification, les relevés de paiement, les photographies, les factures et toute autre pièce justificative peut permettre au BRLP de disposer des renseignements nécessaires pour évaluer le dossier.
Que devriez-vous inclure dans une demande de location résidentielle?
Biens abandonnés / effets personnels
Lorsqu’une demande concerne des biens laissés sur place par un locataire, incluez :
• Des photos de tous les biens
• Une liste des biens abandonnés
• La valeur individuelle estimée de chaque bien
• Le montant dû par le locataire
• L’endroit où se trouvent actuellement les biens
• Une explication de la façon dont la location a pris fin
• La confirmation qu’une tentative a été faite, ou sera faite, pour communiquer avec le locataire
Expulsion
Pour une demande liée à une expulsion, incluez :
• L’avis de quitter les lieux ou l’avis de résiliation, ainsi que tout avis antérieur
• Les renseignements relatifs au bail et les détails pertinents
• Une preuve de signification
• La confirmation indiquant si le locataire occupe toujours le logement
• Les renseignements sur les paiements, y compris les montants, les dates de paiement et le solde impayé
• Les détails concernant les tentatives ou les ententes de paiement antérieures
• La confirmation qu’il s’agit d’un emplacement de maison mobile, le cas échéant
• Toute préoccupation pertinente en matière de sécurité, notamment celles concernant des enfants, des animaux ou d’autres risques
• Les renseignements concernant le dépôt de garantie et la preuve de son versement
• Les coordonnées actuelles du locataire
Santé et sécurité
Pour une demande concernant un problème de santé ou de sécurité, incluez :
• L’avis de plainte
• Les renseignements relatifs au bail et les détails pertinents
• Une preuve démontrant que le problème demeure non résolu après l’expiration du délai applicable
Infraction du propriétaire
Pour une demande concernant une infraction présumée du propriétaire, incluez :
• L’avis de plainte
• Les renseignements relatifs au bail et les détails pertinents
• Une preuve démontrant que le problème demeure non résolu
• Une preuve du paiement du dépôt de garantie, le cas échéant
• Une lettre confirmant que le dépôt n’est pas détenu dans les cas où il n’a pas été versé
Obligation non respectée par le propriétaire
Pour une demande concernant une obligation non respectée par le propriétaire, incluez :
• L’avis de plainte
• Les renseignements relatifs au bail et les détails pertinents
• Une preuve démontrant que le problème demeure non résolu après l’expiration du délai applicable
Réparations
Pour une demande liée à des réparations, incluez :
• L’avis de plainte
• Les renseignements relatifs au bail et les détails pertinents
• Une preuve démontrant que le problème demeure non résolu après l’expiration du délai applicable
Augmentation de loyer supérieure à la limite permise
Pour une demande d’augmentation de loyer supérieure à la limite permise, incluez :
• Une déclaration écrite décrivant les travaux effectués
• Les dates auxquelles les travaux ont été effectués
• Les raisons justifiant les travaux
• Les coûts associés
• L’augmentation de loyer demandée
• Une description des lieux et des services fournis
• Les renseignements concernant la dernière augmentation de loyer
• Les coordonnées du propriétaire de l’immeuble
• Les renseignements relatifs au bail et les détails pertinents
Demande d’indemnisation
Pour une demande d’indemnisation, incluez :
• L’avis de résiliation
• Les renseignements relatifs au bail et les détails pertinents
• Les reçus ou factures pertinents
• Une explication de l’indemnisation demandée
Résiliation pour rénovations
Lorsqu’une résiliation de la location est demandée afin d’effectuer des rénovations, incluez :
• Une déclaration signée décrivant les travaux à effectuer
• Une explication de la nécessité des travaux
• Une explication des raisons pour lesquelles les lieux doivent être vacants
• Les renseignements relatifs au bail et les détails pertinents
• Les pièces justificatives, telles que les permis, les plans et les devis
Révision d’une modification au bail
Pour une demande de révision d’une modification au bail, incluez :
• L’avis ou la lettre de modification
• Les renseignements relatifs au bail et les détails pertinents
• Le bail précédent et le bail modifié, le cas échéant
Révision d’un avis de résiliation
Pour une demande de révision d’un avis de résiliation, incluez :
• L’avis de résiliation
• Les renseignements relatifs au bail et les détails pertinents
Révision d’une augmentation de loyer
Pour une demande de révision d’une augmentation de loyer, incluez :
• L’avis d’augmentation de loyer
• Les renseignements relatifs au bail et les détails pertinents
Obligation non respectée par le locataire
Pour une demande concernant une obligation non respectée par le locataire, incluez :
• L’avis de plainte
• Les renseignements relatifs au bail et les détails pertinents
• Une preuve démontrant que le problème demeure non résolu après l’expiration du délai applicable
Non-respect d’une ordonnance de conformité
Lorsqu’une ordonnance de conformité existante n’a pas été respectée, incluez :
• L’ordonnance de conformité
• Les renseignements relatifs au bail et les détails pertinents
• Une preuve démontrant que l’ordonnance n’a pas été respectée
Formulaire 3
Lors de la soumission d’une demande au moyen du formulaire 3, incluez :
• Le formulaire 3
• Les renseignements relatifs au bail et les détails pertinents
• Une preuve de signification
• La confirmation indiquant si le locataire occupe toujours le logement
• Les renseignements sur le propriétaire de l’immeuble
• Les coordonnées de l’agent de la Sécurité des communautés et des voisinages (SCAN), le cas échéant
Avant de soumettre : révisez votre dossier
Avant de soumettre une demande, prenez quelques minutes pour vérifier votre dossier en fonction de la liste de documents applicable.
Posez-vous les questions suivantes :
• Ai-je inclus l’avis ou le formulaire de demande pertinent?
• Ai-je inclus le bail et les renseignements nécessaires pour bien comprendre la location?
• Ai-je une preuve démontrant que les avis requis ont été correctement signifiés?
• Ai-je inclus les documents qui appuient les faits présentés dans la demande, comme des photographies, des communications, des factures, des reçus ou des relevés de paiement?
• Si le problème était assujetti à un délai, ai-je inclus une preuve démontrant qu’il demeurait non résolu après l’expiration de ce délai?
Les documents requis varient selon le type de demande. L’objectif est de fournir, dans la mesure du possible, les renseignements pertinents et les pièces justificatives dès la soumission initiale, plutôt que d’attendre qu’ils soient demandés ultérieurement.
Que faire si vous ne pouvez pas téléverser tous vos documents justificatifs?
RHPNB a été informée que le système de demande en ligne comporte certaines limites quant aux documents qui peuvent y être téléversés.
Lorsque des documents justificatifs supplémentaires ne peuvent pas être joints par l’entremise du système en ligne, ils peuvent être envoyés par courriel au Bureau des relations entre les locataires et les propriétaires à l’adresse HNBIrentSolve@gnb.ca afin qu’ils soient ajoutés au dossier.
Lorsque vous soumettez des documents supplémentaires, assurez-vous qu’ils peuvent être clairement associés à la demande ou au dossier concerné.
L’amélioration du processus de location résidentielle exige de la collaboration
La soumission de demandes complètes n’est qu’un élément parmi d’autres pour améliorer le système de location résidentielle du Nouveau-Brunswick.
Les discussions entre RHPNB et le BRLP ont également porté sur des préoccupations plus générales touchant les fournisseurs de logements et les locataires, notamment les délais de traitement, les communications et la cohérence dans la prise de décisions.
RHPNB continuera de collaborer avec le Bureau des relations entre les locataires et les propriétaires afin de faire valoir les préoccupations des fournisseurs de logements, d’améliorer les communications entre l’industrie et le Bureau et d’aider les fournisseurs de logements à mieux comprendre les processus de location résidentielle du Nouveau-Brunswick et à s’y retrouver plus facilement.
Entre-temps, les fournisseurs de logements peuvent faciliter l’évaluation de leurs propres demandes en préparant dès le départ un dossier bien documenté et en fournissant les renseignements et les pièces justificatives pertinents le plus tôt possible dans le processus.
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